مدیریت فرآیند کسب و کار

شرکتهای بسیاری در راستای کاهش هزینه ها و مخارج، نظارت هرچه بهتر بر اجرای فرآیندها، اتخاذ تصمیماتی بهتر و سریعتر و سرعت بخشیدن به جریان کار و کاهش کندی در اجرای فرآیندها به سراغ استفاده از BPM میروند. BPM یا مدیریت فرآیندهای کسب وکار به زبان ساده به دنبال این هدف است که به صورت مستمر و دائم فرآیندها در سازمان شما را کارآمدتر، کم هزینه تر و بهره ورتر سازد.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPM یک مجموعه از مقررات و قوانین است که از روشهای مختلفی به شناسایی، مئلسازی، آنالیز،اندازه گیری، ارتقا و بهینه سازی فرآیندهای تجاری میپردازد.هدف اصلی BPM دستیابی به اهداف کسب و کار از طریق همسوسازی فرآیندها با اهداف و ارزشهای سازمان، ارتقا کارآیی و اثربخشی، افزایش رضایت مشتری و بهبود چاکی و انعطاف پذیری سازمان است.

شرکت آپادانا سیستم با بهره‌گیری از سالها تجربه خود در اجرای BPM و تحلیل فرآیندها به ارائه راه حلهایی پرداخته که در آن سعی شده است تا اهداف BPM به فراخور نیاز و اهداف آن سازمان برآورده گردد.در اولین قدم  از طریق برگزاری جلسات با مالکان و مجریان فرآیند، بررسی مدارک مربوط به فرآیند و مشاهده اجرای فرآیند، فرآیندهایی که میتوانند مورد بهبود قرار گیرند و یا باعث کاهش کارایی و بهره وری هستند شناسایی میگردند.

پس از اینکه فرآیند(ها) جهت اعمال بهینه سازی انتخاب گردید، تمام اطلاعات پیرامون این فرآیند اعم از داده‌های ورودی به فرآیند، محصولات فرآیند، منابع مورد نیاز فرآیند، مالکان و مجریان فرآیند، تکنولوژی های مورداستفاده در فرآیند، الزامات قانونی در خصوص فرآیند در صورت وجود، الزامات مدیریتی و استراتژی‌های سازمان جمع آوری و بازبینی و یا تعریف شاخصهای کلیدی فرآیند دسته بندی گردیده و تحلیل میشوند.

در مرحله بعد و پس از تعیین حالت مطلوب فرآیندها و تعیین اهدافی که برای انها در نظر گرفته شده به مرحله بعدی وارد میشویم.

سپس در قدم بعد مدلسازی فرآیند با استفاده از BPMN 2.0 انجام میشود تا بتوان از طریق آن نحوه کار فرآیند جدید و همچنین ارتباط فرآیند اصلاح شده با سایر فرآیندها را مشاهده کرد و با مقایسه آن با نحوه کنونی انجام فرآیندها ،بتوان نظرات مدیران و مالکان فرآیند را برای اصلاح فرآیند را جلب نمود. این راه حل جدید میتواند طیف وسیعی را دربرگیرد، از به کارگیری یک سیستم نرم افزاری برای انجام فرآیند، تغییر در نحوه انجام فرآیند، استفاده از ابزارهای مدرن، اصلاح جریان ورودی به فرآیند یا حاصل از فرآیند ، اصلاح ارتباط میان فرآیندها و گسترش یکپارچگی  فرآیندها میان دپارتمانهای مختلف.

در مرحله بعدی فرآیند اصلاح شده با همکاری مهندسین فرآیند و مجریان فرآیند،در مقیاس کوچکتر و یا توسط گروه کوچکتری اجرا شده و با محاسبه مجدد شاخص های کلیدی فرآیند با توجه به اعمال تغییرات تحت بررسی قرار میگیرد. از این طریق این اطمینان حاصل میگردد که ایا فرآیند پیشنهادی به خوبی و مطابق انتظارات پاسخگوی نیاز کسب و کار و در جهت برآورده سازی اهداف مورد نظر از اصلاح فرآیند هست؟

سپس در قدم بعد،این تغییرات در مقیاس واقعی عملیاتی شده و مجددا از طریق محاسبه شاخص های کلیدی فرآیند که در باتدا تعریف شده اند و مقایسه آنها با اهدافی که برای انها درنظر گرفته شده است ، این فرآیندهای اصلاحی مورد بررسی قرار گرفته و ارزیابی میگردند.

و در نهایت، بر حسب اطلاعات جمع آوری شده در مرحله قبل، بهبودهایی در نحوه اجرای فرآیند درنظرگرفته میشود و با حذف گلوگاه ها و نقاط ضعف احتمالی از کارآیی فرآیند اطمینان حاصل میشود. و این چرخه به صورت بی انتهایی ادامه پیدا میکند.

به طور کلی BPM یا مدیریت فرآیندهای کسب و کار را میتوان روشی برای بهبود مستمر فرآیندها نامید که با استفاده از مراحلی که در بالا ذکر شد به صورت متناوب و دائمی درصدد شناسایی نقاط ضعف و کاستی ها در فرآیندها است تا از طریق اصلاح آنها، کسب و کاری کارآتر، با بهره وری بیشتر و با هزینه کمتر ارائه کند. و بتواند باعث برقراری نظارت هرچه بهتر و موثرتر بر اجرای فرآیندها گردد.

ذکر این نکته نیز قابل توجه است که BPM هم برای فرآیندهای تکراری و ساختارمند قابل اجراست و هم برای فرآیندها متغیر و بدون چارچوب اولیه. هم برای فرآیندهای انسان محور قابل اجرا است و هم برای فعالیتهای اتوماسیون شده، هم برای فرآیندهای اداری قابل اجرا است و هم برای فرآیندهای صنعتی .