مدیریت فرآیندهای تجاری BPM چیست؟
اگر به دنبال این سوال هستید که چه چیزی؟ چرا؟ کی؟ توسط چه کسی؟ چطور؟ کجا؟ و با چه منابع و ابزاری؟ در سازمان شما در حال انجام است میتوان از یک سری روشها و ابزارآلات استفاده کرد تا نه تنها پاسخی برای پرسشهای شما یافت، بلکه به شما کمک کرد تا همه آنچه در سازمانتان رخ میدهد را مدیریت کرده و به سمت هدف سازمان جهت دهی کنید. اگر به دنبال اطلاعات بیشتری در این رابطه هستید به شما توصیه میکنیم تا با مطالعه این مقاله، با ما همراه باشید.
آموزش تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، یکی از مولفههای مهم و حیاتی است؛ به هر حال بدون تجزیه و تحلیل کامل دادهها و فرآیندها، نمیتوانید بخشی از یک فرآیند را بررسی، بهبود و یا تغییر دهید. مهم نیست که شما در حال تعیین تغییرات مورد نیاز برای سازمان خود هستید یا مشغول بهبود دادن فرآیندهای کسب و کار خود، به هر حال برای پیشبرد کارهای خود نیاز به آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند خواهید داشت و بدون یادگیری آن، پیشرفتی برای شما و کسب و کارتان حاصل نخواهد شد.
قسمتهای مختلف سازمانها پر شده از فرآیندهای گوناگون و نه تنها فرآیندهای تولید، بلکه فرآیندهای خرید، انبارداری، رسیدگی به سفارشات و موارد دیگر نیز در حال انجام است. غالبا این فرآیندها با رشد سازمان، ایجاد و توسعه داده میشوند؛ با رشد بیش از حد فرآیندها، مشکلات فراوانی ایجاد خواهد شد، و برای حل مشکلات ایجاد شده با رشد، از راهحلهای رفع چالشها استفاده میشود.
به عنوان مثال افزایش نیروی کار بجای بهبود یا اصلاح روند، فقط میتواند مشکل را بیشتر کند و هیچ پیشرفتی را در پیش روی شما قرار نخواهد داد؛ به عبارت دیگر، افزایش نیروی کار لزوما به تولید سریعتر منجر نخواهد شد. فرآیندها نه تنها میتوانند بسیار پیچیده و درگیر کننده باشند، بلکه میتوانند بسیار ناکارآمد نیز باشند؛ شناسایی و حذف فرآیندهای مضر، کاری بسیار دشوار است. اما با آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند شما قادر خواهید بود در کمترین زمان و با بیشترین سرعت، تمام فرآیندها را بررسی نمایید و فرآیندهای مضر در بخشهای مختلف را شناسایی و حذف نمایید و به حفظ و بهبود فرآیندهای سودمند بپردازید. آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار به شما دادههای مورد نیاز برای پیدا کردن نقاط ضعف فرآیند و فعالیتها، پیشرفتهای احتمالی و همچنین تعیین ارزش پیشرفتهای صورت گرفته را میدهد.
فرآیند کسب و کار (فرآیندها تجاری) چیست؟
فرآیند کسب و کار، مجموعهای از مراحل است که توسط گروهی از ذینفعان برای دستیابی به یک هدف مشخص انجام میشود. هر مرحله از یک فرآیند کسب و کار، وظیفهای را نشان میدهد که به یک شرکتکننده اختصاص داده شده است. این سنگ بنای اساسی برای چندین ایده مرتبط مانند مدیریت فرآیند کسب و کار، اتوماسیون فرآیند و غیره است.
BPM (Business Process Management)
مدیریت فرآیند کسب و کار
شرکتهای بسیاری در راستای کاهش هزینه ها و مخارج، نظارت هرچه بهتر بر اجرای فرآیندها، اتخاذ تصمیماتی بهتر و سریعتر و سرعت بخشیدن به جریان کار و کاهش کندی در اجرای فرآیندها به سراغ استفاده از BPM میروند. BPM یا مدیریت فرآیندهای کسب وکار به زبان ساده به دنبال این هدف است که به صورت مستمر و دائم فرآیندها در سازمان شما را کارآمدتر، کم هزینه تر و بهره ورتر سازد.
مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPM یک مجموعه از مقررات و قوانین است که از روشهای مختلفی به شناسایی، مئلسازی، آنالیز،اندازه گیری، ارتقا و بهینه سازی فرآیندهای تجاری میپردازد.هدف اصلی BPM دستیابی به اهداف کسب و کار از طریق همسوسازی فرآیندها با اهداف و ارزشهای سازمان، ارتقا کارآیی و اثربخشی، افزایش رضایت مشتری و بهبود چاکی و انعطاف پذیری سازمان است.
شرکت آپادانا سیستم با بهرهگیری از سالها تجربه خود در اجرای BPM و تحلیل فرآیندها به ارائه راه حلهایی پرداخته که در آن سعی شده است تا اهداف BPM به فراخور نیاز و اهداف آن سازمان برآورده گردد.در اولین قدم از طریق برگزاری جلسات با مالکان و مجریان فرآیند، بررسی مدارک مربوط به فرآیند و مشاهده اجرای فرآیند، فرآیندهایی که میتوانند مورد بهبود قرار گیرند و یا باعث کاهش کارایی و بهره وری هستند شناسایی میگردند.
پس از اینکه فرآیند(ها) جهت اعمال بهینه سازی انتخاب گردید، تمام اطلاعات پیرامون این فرآیند اعم از دادههای ورودی به فرآیند، محصولات فرآیند، منابع مورد نیاز فرآیند، مالکان و مجریان فرآیند، تکنولوژی های مورداستفاده در فرآیند، الزامات قانونی در خصوص فرآیند در صورت وجود، الزامات مدیریتی و استراتژیهای سازمان جمع آوری و بازبینی و یا تعریف شاخصهای کلیدی فرآیند دسته بندی گردیده و تحلیل میشوند.
در مرحله بعد و پس از تعیین حالت مطلوب فرآیندها و تعیین اهدافی که برای انها در نظر گرفته شده به مرحله بعدی وارد میشویم.
سپس در قدم بعد مدلسازی فرآیند با استفاده از BPMN 2.0 انجام میشود تا بتوان از طریق آن نحوه کار فرآیند جدید و همچنین ارتباط فرآیند اصلاح شده با سایر فرآیندها را مشاهده کرد و با مقایسه آن با نحوه کنونی انجام فرآیندها ،بتوان نظرات مدیران و مالکان فرآیند را برای اصلاح فرآیند را جلب نمود. این راه حل جدید میتواند طیف وسیعی را دربرگیرد، از به کارگیری یک سیستم نرم افزاری برای انجام فرآیند، تغییر در نحوه انجام فرآیند، استفاده از ابزارهای مدرن، اصلاح جریان ورودی به فرآیند یا حاصل از فرآیند ، اصلاح ارتباط میان فرآیندها و گسترش یکپارچگی فرآیندها میان دپارتمانهای مختلف.
در مرحله بعدی فرآیند اصلاح شده با همکاری مهندسین فرآیند و مجریان فرآیند،در مقیاس کوچکتر و یا توسط گروه کوچکتری اجرا شده و با محاسبه مجدد شاخص های کلیدی فرآیند با توجه به اعمال تغییرات تحت بررسی قرار میگیرد. از این طریق این اطمینان حاصل میگردد که ایا فرآیند پیشنهادی به خوبی و مطابق انتظارات پاسخگوی نیاز کسب و کار و در جهت برآورده سازی اهداف مورد نظر از اصلاح فرآیند هست؟
سپس در قدم بعد،این تغییرات در مقیاس واقعی عملیاتی شده و مجددا از طریق محاسبه شاخص های کلیدی فرآیند که در باتدا تعریف شده اند و مقایسه آنها با اهدافی که برای انها درنظر گرفته شده است ، این فرآیندهای اصلاحی مورد بررسی قرار گرفته و ارزیابی میگردند.
و در نهایت، بر حسب اطلاعات جمع آوری شده در مرحله قبل، بهبودهایی در نحوه اجرای فرآیند درنظرگرفته میشود و با حذف گلوگاه ها و نقاط ضعف احتمالی از کارآیی فرآیند اطمینان حاصل میشود. و این چرخه به صورت بی انتهایی ادامه پیدا میکند.
به طور کلی BPM یا مدیریت فرآیندهای کسب و کار را میتوان روشی برای بهبود مستمر فرآیندها نامید که با استفاده از مراحلی که در بالا ذکر شد به صورت متناوب و دائمی درصدد شناسایی نقاط ضعف و کاستی ها در فرآیندها است تا از طریق اصلاح آنها، کسب و کاری کارآتر، با بهره وری بیشتر و با هزینه کمتر ارائه کند. و بتواند باعث برقراری نظارت هرچه بهتر و موثرتر بر اجرای فرآیندها گردد.
ذکر این نکته نیز قابل توجه است که BPM هم برای فرآیندهای تکراری و ساختارمند قابل اجراست و هم برای فرآیندها متغیر و بدون چارچوب اولیه. هم برای فرآیندهای انسان محور قابل اجرا است و هم برای فعالیتهای اتوماسیون شده، هم برای فرآیندهای اداری قابل اجرا است و هم برای فرآیندهای صنعتی .
BPM چه اهدافی را دنبال میکند؟
- افزایش بهره وری و سودآوری از طریق کاهش هزینه ها، ضایعات و خطاها
- افزایش کیفیت و ثبات از طریق ضمانت انطباق، استانداردسازی و استفاده از بهترین شیوه ها
- افزایش رضایت و وفاداری مشتری از طریق ارائه خدمات و کالاهای با ارزش افزوده
- ارتقائ سطح چابکی و انعطاف پذیری سازمان از طریق سرعت عمل بالاتر در پاسخ به تغییرات شرایط بازار و نیازهای مشتری
- رشد نوآوری و حس رقابت از طریق پرورش همکاری و خلاقیت
Leave a reply
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.