در این مقاله سعی شده است تا با معرفی مدیریت فرآیندهای تجاری (Business Process Management BPM)، توضیح درباره تاریخچه و تکنیکهای اجرای آن و همچنین معرفی موارد کاربرد این روش، تا حدامکان مشکلاتی را که میتوان از طریق این روش برطرف نمود یا تاحد مطلوبی تسهیل کرد توضیح داده شود.
اگر شما و سازمان مطبوعتان در اجرای پروژه‌های محوله ناموفق بوده و یا زمانی بسیار بیشتر از زمان مورد انتظار برای آن صرف میکنید. اگر رضایت‌مندی مشتری از خدمات ارائه شده شما کاهش یافته است، اگر هزینه صرف شده در سازمانتان فراتر از انتظار است، اگر فرآیندهای اجرایی موجود در سازمانتان شفاف نبوده، پیچیده و دست و پاگیر است، اگر در درک نیاز بازار موفق نیستید، اگر تصمیمات استراتژیک سازمان به درستی اتخاذ نمیگردند، اگر بهره وری سازمان در حد مطلوبی نیست و اگر بسیاری دیگر از این دست مشکلات در سازمان شما وجود دارد که ناشی از عدم شناخت نحوه انجام فعالیتها، وظایف و فرآیندهاست امیدواریم این سری از مقالات راجب BPM برای شما سودمند باشند.
روزی را تصور کنید که برای صرف قهوه به کافه رفته، سفارش داده، بر روی صندلی نشسته و منتظر میمانید تا قهوه تان را برایتان بیاورند. این فرآیند به نظر ساده می‌آید. درست است؟ پس دفعه بعدی که برای صرف قهوه به کافه میروید تمام این فرآیند را از آغاز تا پایان دنبال کنید. تقریبا میتوان گفت از زمانی که شما سفارشتان را اعلام میکنید تا زمانی که شما قهوه تان را تحویل میگیرید، به طور میانگین و بر اساس سفارشتان حدود 20 فرآیند صورت میگیرد که اغلب آن مربوط به آماده سازی قهوه است.
اساسا، همین مطالبی که در بالا ذکر شده همه آن چیزی است که مدیریت فرآیندهای تجاری (Business Process Management) را دربرمیگیرد. حال اگر شما در دیدار بعدیتان از کافه همه فرآیندها اعم از اعلام سفارش، دریافت وجه، آماده سازی قهوه و… را زیرنظر بگیرید و بتوانید حداقل 2 فرآیند اضافه را شناسایی کنید شما رسما یک تحلیلگر فرآیند هستید.
هر فعالیتی که ما در طول شبانه‌روز انجام میدهیم یک فرآیند مختص خود را دارد. از سفر هرروزه شما از منزل به محل کار، آماده کردن غذا و … .در زمینه تجارت نیز BPM چیزی فراتر از این نیست. وقتی شما وظیفه ای را به انجام میرسانید، دانسته یا نادانسته فرآیندی را دنبال کرده اید. این فرآیندها عموما شامل تعامل میان کار، انسانها و تکنولوژی میباشند. بنابراین، چه عنوان یک کارمند و چه به عنوان یک مدیر، دانستن شرایط و تکنیک های تعریف فرآیند بسیار مورد اهمیت میباشد. و اجرای انها این امکان را فراهم میکند که کارایی، اثربخشی و بهره‌وری را بهبود بخشیم.
و در قدم بعدی به این سوال مهم میرسیم که اکنون چگونه باید این فرآیندها مدیریت کرد؟ و در جواب میتوان به راحتی گفت که با پیاده سازی BPM.
اگر مجددا مثال کافه را درنظر بگیریم، BPM علم ساختن، شناسایی و مدیریت فرآیندها است، به نحوی که بتوان آنها را به حداکثر کارآیی رساند. BPM به سراغ شناسایی همه فرآیندهایی میرود که در سازمان شما مورد استفاده است، آنها را از نظر کارایی و اثربخشی بررسی کرده، نتایج را در یک بازه زمانی اندازه گیری کرده و آنها را بهینه میکند. به زبان ساده تر BPM با این هدف که فرآیندها در سازمان شما کارآمدتر، کم هزینه تر و بهره ورتر باشند، دائما در حال ارتقاء نحوه انجام کار است.
از منظر آکادمیک BPM تعاریف گسترده ای دارد، با این وجود میتوان بهترین تعریف را از آقای پاول هارمون ذکر کرد: “BPM یک نظام مدیریتی است که تمرکز اصلی آن بهبود عملکرد کسب و کارها از طریق مدیریت فرآیندهای تجاری شرکتهاست.”
از موارد اهمیت اجرای BPM میتوان 5 دلیل عمده زیر را نام برد:
- بیشینه سازی منابع از طریق کمینه کردن هزینه ها و مخارج
از طریق اجرای BPM، این امکان به برای شما فراهم میگردد تا از طریق نظارت از نزدیک بر روی جریانهای کاری، هرآنچه نیازمند به ارتقاست، گلوگاه ها و نقاط ضعف را مشاهده کرده و با اجرای اصلاحاتی سریع و دقیق، منابع را به انجام آن چیزی هدایت کنیم که سودآورتر است. همچنین این امکان برای شما فراهم میگردد که از طریق پیاده سازی BPM، به درک درستی از نحوه مصرف منابع دست یابید و از طریق تخصیص صحیح آنها مطمئن شوید که منابع شما در حالت بیشینه قرار دارد
- مهیا کردن دید و کنترل بهتر بر روی فرآیندهای تجاری
از طریق پیاده سازی BPM، شما میتوانید جراینهای کاری را از ابتدا تا انتها ترسیم کنید و همچنین میتوانید با فراهم کردن مرجعی از الزامات، آیین نامه ها و وظایف مربوط به هر وجهی از عملیات، از سردرگمی منابع جلوگیری کنید و کارمندان شما نیز درک بهتری از نحوه صحیح انجام وظایفشان به دست می آورند.
- تشخیص نقاط ضعف به منظور ارتقای بهره وری
از آنجایی که همه به صورت دائمی به دنبال ایجاد بهبود در بهره‌وری محل کارشان هستند، برخی با نگاه و شیوه ای سنتی به این کار دست میزنند. عموما برای انجام بهبود تنها برای پاسخگویی به شرایط و مشکلی خاص به تغییر در جریان کار دست میزنند و برخی نیز این کار را به صورت کلی تر و از طریق کم یا زیاد کردن جریان کار در بخشی نسبت به بخش دیگر و آن هم از طریق صحیح و خطا انجام میدهند.
حال با استفاده و به کارگیری BPM، شما میتوانید این تغییرات حسی و یا احساس نیازبه تغییر را کنار گذاشته و با ارزیابی کل جریان کار، نقاط ضعف اصلی را شناسایی کنید. و با این کار شما میتوایند راه حلهایی کارآتر و هدفمندتری برای گلوگاه ها شناسایی کنید.
- اخذ تصمیمات بهتر برای ماندن در رقابت
استتفاده از BPM، شما را قادر میکند تا جریان دقیق فرآیندها را از آغاز تا پایان ترسیم کنید. به این معنی که شما میتوانید نقشه جریان کار را کشیده و مطمین باشید که همه فرآیندها بر طبق آن کار خواهند کرد و دیگر نیازی به نظارت و مدیریت لحظه به لحظه آن نیست. این امر برای شما این امکان را فراهم میکند تا بر روی وظایفی که دقت و توجه بیشتری نیاز دارند تمرکز کنید و تصمیمات بهتری اتخاذ نمایید.
- تنظیم جریان کار به منظور ارتقاء سطح چابکی
و در آخر استفاده از BPM باعث بهبود چابکی عملیاتی آنها میگردد. از آنجایی که به کارگیری BPM و ابزارهای روشمند آن باعث شکل گیری درک عمیقی از عملیات اجرایی میگردد، به همین خاطر شناسایی وابستگی فرآیندها و منابع تسهیل شده و باعث میگردد تا در صورت تغییر در قوانین تجارت، نیاز مشتری یا روند بازار بتوان به شکلی سریعتر تعادل میان این دو را برقرار کرد.
اگر در خصوص فراگیر بودن استفاده از این متدولوژی کنجکاو باشیم میتوان گفت که با توجه به بررسی های انجام شده درخصوص بازار BPM، marketresearchfuture پیش بینی کرده که در انتهای دوره 2022 تا 2030، حجم بازار این رشته با رشدی سالیانه برابر با 12.4 درصد، به مبلغ 28.3 میلیارد دلار خواهد رسید.
همچنین نکته دیگری که بسیار قابل تامل است این نکته است که بر طبق تحقیقات IDC(international data corporation)، فرآیندهای ناکارآمد هزینه ای در حدود 20 تا 30 درصد درآمدهای سالیانه را دربرمیگیرند. بر همین اساس، بهینه سازی و مدیریت فرآیندها برای سازمانها میتواند به شدت حیاتی و ضروری باشد.
از همین رو در قسمتهای بعدی به نحوه اجرای این تکنیک خواهیم پرداخت.
